Im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird der Gewinn aus dem Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird der Gewinn ermittelt, indem sämtliche Einnahmen und Ausgaben im Jahr saldiert werden. Einnahmen sind erst dann steuerwirksam, wenn über sie wirtschaftlich verfügt werden kann (z. B. Bareinnahmen, Zufluss auf dem Bankkonto, Entgegennahme eines Schecks).

Dasselbe gilt im umgekehrten Sinn für die Ausgaben. Dementsprechend gilt etwa auch eine Anzahlung an Lieferanten als gewinnmindernde Betriebsausgabe. Forderungen und Verbindlichkeiten werden erst durch die Bezahlung ergebniswirksam. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens können nur im Rahmen der Abschreibung gewinnmindernd als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (verteilt auf die jeweilige Nutzungsdauer).

Seit Januar 2005 muss die Einnahmen-Überschuss-Rechnung mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks erstellt werden, soweit die Betriebseinnahmen einschließl. USt mehr als € 17.500,00 betragen. Für Körperschaften, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, gilt eine Betragsgrenze von € 35.000,00 (einschließlich Umsatzsteuer). Seit 2012 können Einnahmen-Überschuss-Rechnungen nur noch elektronisch eingereicht werden (§ 60 Abs. 4 EStDV).

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung können folgende Personen anwenden:

  • Land- und Forstwirte mit einem Umsatz von bis zu € 500.000,00, einem Gewinn von bis zu € 50.000,00 und einem Wirtschaftswert der selbst bewirtschafteten Flächen von bis zu € 25.000,00
  • Gewerbliche Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu € 500.000,00 und einem Gewinn von bis zu € 50.000,00
  • Freiberufler und andere Selbständige (die keine gewerblichen Einkünfte erzielen) unabhängig von der Höhe des Umsatzes und des Gewinns