Liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor, so können Reisekosten, das sind

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

beim Unternehmer als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Reisekosten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwendet, können vom Arbeitgeber in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Gleicht der Arbeitgeber die entstandenen Aufwendungen nicht aus, so können die Reisekosten als Werbungskosten in der jährlichen Einkommensteuererklärung abgesetzt werden.

Bei Fahrten mit einem Geschäftswagen scheidet ein gesonderter Abzug der Fahrtkosten aus, weil bei Fahrten durch einen Unternehmer bereits sämtliche Kfz-Kosten berücksichtigt werden und bei Fahrten durch einen Arbeitnehmer bei diesem keine eigenen Aufwendungen anfallen.

Bei den übrigen Einkünften (außer bei den abgeltungsteuerpflichtigen Einkünften) können Fahrtkosten, soweit sie mit der Erzielung der entsprechenden Einnahmen im Zusammenhang stehen, als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Berücksichtigungsfähige Fahrten

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattfinden, wie z.B.:

  • Fahrten von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigenTätigkeitsgebiet“ im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses. Nur Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar. Für Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitgebiet gelten die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG).
  • Fahrten von der Unterkunft in der Nähe der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück
  • Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle und von der auswärtigen Unterkunft zur erstenTätigkeitsstätte
  • Fahrten von der Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit

Berechnungsweise der Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel.

Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

Anteilige Gesamtkosten

Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.

Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein km-Satz ermittelt werden. Dieser kann solange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit sechs Jahren anzusetzen ist.

Pauschbeträge

Statt den tatsächlichen Kfz-Kosten können auch Pauschbeträge als Kilometerpauschale angesetzt werden. Die Höhe der Pauschbeträge bestimmt sich nach den gem § 5 des Bundesreisekostengesetzes geltenden Wegstreckenentschädigungspauschalen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR 2015):

Kraftwagen € 0,30/km
Motorrad/Motorroller € 0,20/km
Moped/Mofa € 0,20/km

Die pauschalen Kilometersätze sind nicht anzusetzen, soweit sie im Einzelfall zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würden.

Bei Erstattung durch den Arbeitgeber ergeben sich folgende Beleg- und Nachweispflichten:

Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, dürfen die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstattet werden.