Liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor, so können Reisekosten, das sind

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwand,
  • Übernachtungskosten oder
  • Reisenebenkosten

beim Unternehmer als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschbetrag von € 20,00 steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Werden wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (7 %) und Verpflegung (19 %) der Übernachtungs- und Verpflegungspreis (Frühstück, Abendessen usw.) und extra ausgewiesen, gelten diese Beträge. Weist das Hotel hingegen nur einen Gesamtbetrag aus und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist zur Ermittlung der Übernachtungskosten der Gesamtbetrag für Nebenleistungen:

  1. für Frühstück um 20 % (Inland = € 4,80),
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (Inland = jeweils € 9,60)

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden ((= € 24,00 § 9 Abs. 4a EStG, R. 9.7. Abs. 1 der LStR 2015) zu kürzen.

Beispiel:

Inlandsreise: Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis € 100,00. Die Übernachtungskosten betragen somit € 100,00 / € 4,80 / € 9,60 / € 9,60 =€ 76,00.

Sofern neben den Beherbergungsleistungen auch ein Sammelposten für Nebenleistungen gesondert ausgewiesen ist, ohne dass der Preis für die Verpflegung zu erkennen ist, gilt Obiges entsprechend für den Sammelposten für Nebenleistungen.

Auslandsreise

Für Auslandsreisen können ebenfalls die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Ausland einen länderspezifischen Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 %,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden zu kürzen.

Beispiel:

Auslandsreise nach Frankreich (außer Paris): Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis € 100,00. Pauschale Verpflegungsmehraufwende für Frankreich: € 44,00 (ab 1.1.2015, mind. 24 Std. Abwesenheit). Die absetzbaren Übernachtungskosten betragen somit € 100,00 / € 8,80 / € 17,60 / € 17,60 = € 56,00.